Trotse schutterij: Merkelbeek is een jaar lang het middelpunt van Onderbanken

200 tappers op piekmoment

MERKELBEEK – Na de euforie van het winnen van de felbegeerde Um afgelopen zomer, pakte schutterij St.Johannes – St.Clemens meteen door. Achter de schermen wordt veel werk verricht. Een groot evenement, met naar verwachting 50.000 bezoekers, vraagt om veel, heel veel vrijwilligers. De voorbereiding en uitvoering zal naar schatting 15.000 manuren kosten. De natte catering vraagt op piekmomenten de inzet van 200 medewerkers. Waar begin je?

Bart Gevers van de stuurgroep licht toe: ‘Meteen na de winst meldden veel mensen zich spontaan aan om te komen helpen. Dat gaf een soort sneeuwbaleffect. Er kwamen steeds meer mensen bij. Dorpsbewoners, leden van de schutterij zelf, maar ook anderen die op een of andere manier nu of in het verleden betrokken waren bij het dorp of de vereniging.’ Ook zijn verenigingen in de omgeving aangeschreven met de vraag of ze hand en spandiensten kunnen verrichten. ‘Nu is het zaak al die hulp strak te organiseren, zodat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht.’

‘Er is een algemeen draaiboek voor het organiseren van een OLS, dat vanuit de federatie ter beschikking wordt gesteld. Dat hebben we als leidraad genomen en de aanbevolen tien werkgroepen op gebied van ICT, juridische zaken, VOVV (=verkeer, optocht, veiligheid en vergunningen), catering, terrein en techniek, PR en communicatie, personeel, inkoop en sponsoring en Kinjer OLS vormgegeven,’ vertelt Anne-Marie Chodakowski, zelf secretaresse van de PR-groep. Elke twee weken vergadert zij met de secretarissen van alle werkgroepen om te zorgen voor een heldere communicatie onderling. ‘Het moet een geoliede machine zijn, waarin niet iedereen hetzelfde wiel gaat uitvinden.’

Positief resultaat deels naar goed doel
Medewerkers √. Strakke organisatie √. Zonder geld kan echter niets. Om alles te realiseren verwacht de organisatie maar liefst 7 tot 9 ton nodig te hebben. De gemeente faciliteert wel, ze asfalteren bijvoorbeeld enkele veldwegen op de optocht-route, maar financiert niet. De provincie geeft een kleine subsidie. Maar de grote bedragen zullen afkomstig zijn van sponsoring. Niet voor niets dat daarvoor een speciale werkgroep actief is. Mocht er na het evenement een positief resultaat zijn behaald, dan vloeit de helft naar de kas van de schutterij terug en schenken de vrijwilligers de andere helft aan een, door hen vooraf bepaald, doel. De machine van de OLS-organisatie draait op volle toeren. De schutterij is terecht trots: Merkelbeek is bijna een jaar lang het middelpunt van Onderbanken.
De komende tijd zal onze Pietsjlamp enkele specifieke werkgroepen wat nader belichten.